Dagelijks naar Oostenrijk en Zwitserland
Transport C. Vermeulen rijdt sinds 1981 vanuit Hulshout. Constant Vermeulen begon als eenmanszaak, zelf achter het stuur van de enige vrachtwagen. Het is vandaag nog altijd een familiebedrijf: Constant stuurt het bedrijf aan, dochter Inge neemt de dispatching op zich en is de interne ADR-veiligheidsadviseur, dochter Ils doet de administratie en echtgenote Rita de boekhouding.
Het bedrijf is gebouwd op één belofte: dagelijkse groupage en deelladingen naar Oostenrijk en Zwitserland, met korte transittijden. Daarnaast vertrekken er regelmatig wagens naar heel West- en Oost-Europa, in samenwerking met vaste partners.
Het is geen eenvoudig vrachtprofiel. ADR, koeltransport, coils, express, voeding, laadklep. Elke zending brengt zijn eigen documenten en regels mee. Met een vloot van 25 trekkers en 35 opleggers is Vermeulen groot genoeg om er dagelijks te staan, en klein genoeg om elke klant persoonlijk te kennen.
Drie mensen, één gedeelde mailbox, nul EDI
Ongeveer 6 850 orders per jaar kwamen binnen op één manier: als e-mail in een gedeelde mailbox, met de order als bijlage. Geen EDI, geen portaal. Drie mensen op de administratie boekten alles manueel in TAS, samen goed voor 1,5 FTE aan orderinvoer. De afspraken per klant stonden in een Excel-draaiboek dat alleen zij konden lezen.
Dat was veel tijd voor werk dat niets toevoegt. Elke order vroeg lezen, interpreteren, de klantafspraken erbij nemen en overtypen. Bij afwezigheid of verlof schoof het werk gewoon op.
De zomer was elk jaar het pijnpunt. Halve bezetting op kantoor, dezelfde stroom orders, en een achterstand die weken nasleepte. Elke nieuwe klant betekende meer invoerwerk en meer regels in hoofden. Groeien betekende iemand extra aanwerven voor werk dat niemand graag doet.
Vermeulen zocht een manier om orders uit de mailbox rechtstreeks in TAS te krijgen, inclusief bijlagen, zonder het TMS of de bestaande manier van werken overhoop te halen. En zonder maanden implementatie.
Vijf weken van pilot tot getekende go-live
Vectrix leest de gedeelde mailbox uit, haalt de order uit mail en bijlage, past de klantafspraken van Vermeulen toe en maakt de zending aan in TAS. Bijlagen gaan mee. Wat niet klopt of ontbreekt, blijft staan voor een collega. Alles wat wel klopt, gaat door.
Het Excel-draaiboek met de afspraken per klant is nu een tabblad in Vectrix. Het houdt zichzelf up-to-date en Vermeulen past het zelf aan. Nieuwe klanten maakt het team zelf aan en configureert het met Vexi, de assistent in het platform, zonder tussenkomst van Vectrix.
De TAS-koppeling werd samen met Sinari opgezet. Sinds de go-live verfijnen we wekelijks: klantspecifieke regels, adressen, verpakkingsgroepen voor ADR.
De eerste zomer zonder achterstand
Orders komen automatisch in TAS, bijlagen inbegrepen. Dezelfde drie mensen volgen de orderinvoer nog op, maar het kost hen samen nog 0,5 FTE in plaats van 1,5.
Dat is de business case: ruimte om nieuw volume aan te nemen, in eender welk formaat, zonder te denken aan een extra backoffice-medewerker. Vermeulen groeit — in 2025 alleen kwamen er tien wagens bij — en de administratie hoeft niet langer mee te groeien. De kennis over elke klant zit niet meer in hoofden maar in het systeem, en schaalt mee.
Vermeulen heeft intussen het creditpack uitgebreid.
Onze transportorders komen automatisch in ons TMS terecht, bijlagen inbegrepen. Wat echt het verschil maakte: deze zomer geen achterstand, met halve bezetting op de administratie.
